Adopta estas prácticas ágiles para aumentar la productividad de tu equipo de trabajo remoto

noviembre 15, 2020
Remote Management, Remote Work, Teletrabajo

El método ágil y sus variantes han permitido que los equipos de desarrollo de programas informáticos aumenten su productividad por décadas. Pero existen mejores prácticas que casi todo equipo de trabajo remoto puede adoptar para obtener resultados exitosos.

Si bien las cosas siguen evolucionando hacia algo que parece “normal”, es claro que algunos aspectos del trabajo remoto se seguirán manteniendo en la mayoría de las empresas luego de la pandemia. Por lo tanto, es hora de pensar cómo se podría optimizar el rendimiento de los equipos de trabajo remotos.

El método ágil y sus variantes han permitido que los equipos de desarrollo de programas informáticos aumenten su productividad por décadas. Los equipos de trabajo ágiles son más veloces, atentos y responsables: estas son características que todo equipo de trabajo remoto debe desarrollar. De acuerdo con Harvard Business Review, se expandió desde el área del desarrollo de programas informáticos hacia otros campos, desde el área de I+D hasta el área de marketing.
Sin importar el proyecto o el área, existen mejores prácticas globales que casi todo equipo de trabajo remoto puede adoptar para obtener resultados exitosos.

Sprints

La “unidad de medida” básica de la metodología ágil es un sprint. Una vez que el equipo de trabajo determina una tarea para realizar, que puede ser desde organizar una campaña de marketing hasta agregar una característica solicitada a un producto, puede dedicar desde una semana hasta un mes exclusivamente para completar esa tarea. Ese periodo de tiempo se llama “sprint”.

En los viejos tiempos, los equipos de trabajo se encerraban en una sala para un sprint. Eso no es posible para un equipo de trabajo remoto; pero, a través de las videoconferencias, las pantallas compartidas y el control remoto, puedes experimentar la misma sensación de colaboración y enfoque.

Ya no es un secreto que el trabajo remoto puede estar lleno de distracciones, sobre todo durante estos tiempos difíciles. Dividir los objetivos en tareas simples y luego enfocarse en ellas durante un periodo de tiempo breve puede ayudar a que los equipos de trabajo remotos no se dispersen en múltiples direcciones. De hecho, esa es la razón para realizar los sprints, incluso en la oficina.

Aislamiento de los equipos de trabajo para evitar distracciones

Las tareas específicas inesperadas (“¿puedes completar esto rápido?”) y las reuniones innecesarias hacen descarrilar a los sprints y, por ende, al método ágil. Las organizaciones ágiles de alto rendimiento utilizan un facilitador de procesos (a menudo llamado “scrum master”) que ayuda no solo a que los equipos de trabajo se mantengan enfocados durante el sprint, sino también a aislarlos de las influencias externas durante ese periodo.

Ser un scrum master se ha vuelto una profesión viable y lucrativa, pero el concepto de aislar a un equipo para que alcance los objetivos fijados no requiere uno. Tan solo requiere un administrador que sepa lo que está sucediendo interna y externamente y que pueda priorizar ciertas tareas. La habilidad de decir “no” es crucial. En el caso de un colaborador individual, basta con desactivar las notificaciones de e-mails, activar el modo “no molestar” para cualquier persona ajena al equipo y tener la habilidad de autocontrolarse para no quedar atrapado en “la crisis del día”.

man giving online presentation by video chat in virtual meeting on Teamviewer Blizz

Stand-ups

Los equipos ágiles tratan de evitar reuniones lo más posible para realizar “ceremonias” con propósitos definidos dentro de un sprint. La más común es el stand-up. Cada uno o dos días, el equipo dedica de 10 a 15 minutos de la mañana para describir sus objetivos del día, cualquier barrera o desafío que lo haya estancado y cómo puede utilizar el tiempo disponible del día de forma eficiente. El límite de tiempo es rígido; de lo contrario, el stand-up se volvería una reunión interminable e innecesaria. De hecho, por eso se llaman stand-ups: es menos probable que las personas pierdan tiempo si están paradas durante una reunión.

Hemos hablado sobre la importancia de la comunicación sistemática en el trabajo remoto en un blog anterior, pero se repite en este contexto. Los stand-ups de la mañana también son importantes porque con ellos la administración puede estar al tanto de la producción de equipo y así se elimina el miedo que tienen los ejecutivos de que el nivel de productividad sufra si se trabaja de forma remota.

Recuerda, no es momento de hacer sociales. Empieza la reunión, haz que todos estén en el mismo canal y retírate. Si todos deben estar físicamente parados durante la videoconferencia, entonces que así sea.

Ten una hora feliz (virtual) una vez que el sprint haya terminado.

Kanban/Tablero de estado

En las oficinas, algunos equipos ágiles tuvieron la suerte de tener una sala exclusiva para los sprints, con un tablero donde se tenía control del estado de cada tarea, desde las tareas planificadas y en curso hasta las que se habían completado. Con el método donde se utiliza poca tecnología, los equipos utilizaban notas Post-it en una tablero blanco y resultaba crítico mantener a todos en el mismo canal y trabajar de forma eficiente.

Por supuesto, este método no funciona para el trabajo remoto. Pero los equipos deben poder visualizar lo que cada integrante está haciendo. Ya sea a través de una planilla Excel o una aplicación relacionada como Confluence, Jira o Wrike, un tablero virtual de estado puede hacer que todo, incluso los stand-ups, sea más efectivo. Acuérdate de activar las notificaciones para los cambios en el estado, ya que no estarás viendo el tablero en todo momento.

Retros

Luego de un sprint, se hace otra ceremonia (a veces se divide en dos ceremonias): una revisión y una retrospectiva o “retro”. Como las demás ceremonias, tiene un propósito específico: hallar formas de que el próximo sprint sea mejor. Durante la revisión, se repasa el trabajo que realizó el equipo, a menudo con accionistas externos. Durante una retro, se analiza cómo el equipo puede mejorar su trabajo interpersonal.

Las dinámicas de equipo evolucionan, sobre todo en una época donde a la comunicación le faltan las señales sociales que existen durante el trabajo conjunto en persona. Revisar el estado del equipo es fundamental. Por eso, la videoconferencia es un instrumento perfecto (y remoto) para esta ceremonia. Solo asegúrate de cumplir algunas normas para realizar videoconferencias, porque de lo contrario tu retro puede salirse del camino.

La metodología ágil puede ser tan simple o compleja como lo desees. Las personas han hecho de ella una profesión. Pero cada buena metodología se basa en la realización de tareas necesarias por la aplicación del sentido común. Estas prácticas, ya sea que las describas como “ágiles” o no, pueden ayudarte a aumentar la eficiencia de tu equipo de trabajo y adaptarse fácilmente a los desafíos sin precedentes.

Logra que tu equipo de trabajo remoto sea 100 % productivo en un mundo cambiante para un futuro mejor y más sustentable.

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