11 Dicas para Liderar Equipes Remotas Por Meio de Videoconferência

outubro 12, 2020
Produtividade, Remote Work, Telecommuting

 A capacidade de realizar reuniões, não importa onde os participantes estejam, é transformadora para a organização. Veja como obter o máximo da videoconferência.

O que seria dos líderes de equipes remotas sem videoconferência?

Ao contrário dos aplicativos de e-mail ou mensagens instantâneas, que a maioria dos líderes usa com as equipes no escritório ou não, a videoconferência é a principal ferramenta para líderes remotos efetuarem mudanças em suas equipes.

Se eles estiverem usando corretamente, claro.

Pense nisso. Os líderes, por definição, são conectores de pessoas. Eles ajudam a fazer as equipes funcionarem e, em seguida, ajudam essa equipe a trabalhar com outras equipes. E quando a interação cara a cara não é possível, a videoconferência é a única ferramenta para tornar o objetivo do líder uma realidade. O que poderia levar dezenas de e-mails ou o mesmo número de mensagens instantâneas pode ser feito em menos de 30 minutos de videochamada… se você estiver fazendo bem.

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Melhores Dicas de Videoconferência

Assim como qualquer outra ferramenta, existem maneiras de tirar o máximo proveito da videoconferência, que podem ajudar a passar de uma experiência instável para uma parte integral do sucesso de sua equipe. Ao longo dos últimos meses o trabalho remoto aumentou e você pode ter descoberto algumas dessas dicas por si mesmo através de tentativa e erro.

  1. Ligue sua câmera: uma videoconferência sem câmeras é apenas um telefonema. Evite a sensação de Charlie’s Angels em reuniões para não ser apenas um chefe sem rosto. O objetivo é conectar. E os sinais não-verbais são uma parte importante da comunicação humana.
  2. Colabore em tempo real: as melhores ferramentas de videoconferência oferecem recursos de compartilhamento de tela. Com o TeamViewer, você ainda pode assumir o controle do computador de alguém para trabalhar. Esses recursos geralmente são pouco utilizados, mas são tão bons quanto trabalharem juntos pessoalmente.
  1. Deixe todos familiarizados: os programas de videoconferência variam de simples a complexos, com uma variedade de recursos – alguns dos quais (como avatares ou fundos engraçados) podem interromper rapidamente uma reunião se usados ​​incorretamente. No mínimo, todos precisam saber as funções básicas como silenciar, compartilhar a tela, verificar a entrada/saída de som e como otimizar sua conexão (por exemplo, desativando a VPN e fechando programas e navegadores).
  2. Reserve um tempo para bate-papo: Sim, conversar durante uma reunião pode distrair e levar a conversas secundárias. Mas quando todos trabalham remotamente com interação social limitada, falar sobre outras coisas além do trabalho não é apenas apreciada, como também pode facilitar a produtividade. Conversar nos primeiros cinco minutos pode economizar tempo a resolver disputas entre participantes.
  3. Clique no botão de gravação: a maioria das ferramentas de videoconferência permite que você grave reuniões, seja para o bem de funcionários ausentes, para serem usadas como um registro dos procedimentos ou como material de treinamento para uma data posterior. Este é um grande benefício, mas certifique-se de pedir o consentimento de todos antes de começar a gravar.
Woman on computer at home

Evite Erros Comuns

Durante esta pandemia, todos viram como uma videoconferência pode correr mal. Trabalhar para evitar esses erros pode ajudar sua equipe a ansiar pela próxima reunião.

  1. Uma pessoa de cada vez: quando nos encontramos no mundo real, é normal as pessoas falarem umas sobre as outras e desenvolvemos nossa audição para compensar. Como as videoconferências não são omnidirecionais (significa que apenas uma pessoa pode ser ouvida de cada vez), se as pessoas falarem simultaneamente, palavras e frases desaparecem e ninguém é compreendido. Elabore um sistema para reconhecer um orador de cada vez, mesmo que seja algo como levantar a mão.
  2. Elimine distrações: nos últimos meses, crianças e animais de estimação atrapalharam muitas conversas virtuais. Crie um modelo de videoconferência sem distrações para sua equipe e solicite que eles façam o mesmo.
  1. Distribua informações antecipadamente: nada atrapalha uma videoconferência como alguns participantes não terem acesso aos documentos ou informações necessários, levando ao compartilhamento de documentos no meio da reunião (e as pessoas tendo que esperar para fazer o download). Envie quaisquer documentos ou arquivos de apresentação com antecedência para todos os participantes.
  2. Fique seguro: algumas ferramentas de videoconferência são mais seguras que outras. Certifique-se de proteger suas reuniões com senhas únicas e gerar IDs de reunião exclusivas todas as vezes, em vez de apenas fornecer sua ID estática. Algumas ferramentas permitem que você crie uma “sala de espera” que atua como um filtro contra convidados indesejados. Além disso, verifique para onde os dados da sua reunião podem ir e quão seguro é o seu fornecedor.

As Duas Reuniões Que Você Precisa

Como muitas pessoas descobriram, trabalhar remotamente muitas vezes pode levar os dias a se misturarem, especialmente se as pessoas estão tendo problemas para encontrar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Ter estrutura é uma arma crítica contra isso porque certos eventos regulares servem como gatilhos subconscientes para o cérebro. Por exemplo, na pré-pandemia, o trajeto para o trabalho dizia ao cérebro para entrar no “modo de trabalho”, enquanto o trajeto para casa dizia o oposto.

Por isso, é importante ter algumas reuniões com as quais sua equipe possa contar para seu próprio senso de regularidade: reuniões de status e reuniões um a um.

  1. Se a sua equipe for colaborativa, uma reunião de status deve ser mais voltada para a equipe, enquanto as reuniões de status para colaboradores individuais também podem ocorrer durante uma reunião um a um. Reúna-se em equipe todas as manhãs para definir suas prioridades. O importante é a regularidade.
  2. Mas não se esqueça das reuniões um a um, mesmo que sejam apenas atualizações semanais. Lá, é mais provável que você ouça sobre as dificuldades ou problemas que os membros da equipe estão enfrentando, coisas que eles podem não estar dispostos a compartilhar durante uma reunião de equipe. Em uma época em que essas dificuldades podem estar relacionadas à saúde, essa confidencialidade é importante.

Embora isso possa parecer um monte de coisas para se ter em mente para uma aplicação tão simples como a videoconferência, isso mostra a quantidade de poder que a prática pode ter. Quando corre mal, a videoconferência pode ser perturbadora e até mesmo afetar a cultura da equipe. Mas quando está funcionando, a capacidade de realizar reuniões, não importa onde os participantes estejam, é transformadora para a organização.

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