9 Dicas para Garantir uma Integração Remota Bem-Sucedida

novembro 6, 2020
Remote Work, Telecommuting


Nos dias de hoje, há uma boa possibilidade de que os novos colaboradores contratados iniciem suas atividades trabalhando de forma remota. Quais são as melhores práticas para oferecer uma integração abrangente e eficiente na era do trabalho remoto?

Mesmo em um momento econômico incerto, as companhias continuam fazendo novas contratações. E quando isso acontece, existe uma boa chance de que o trabalho do novo contratado comece de forma remota.

Até agora, o trabalho remoto tem sido mais uma vantagem ou necessidade que um modelo de trabalho regular. Por isso, não é surpresa que muitas empresas enfrentem desafios ante a urgência de oferecer uma experiência de integração efetiva para um novo colaborador que não pode visitar o escritório, ir até a mesa de um colega para fazer perguntas ou sair para almoçar com o pessoal da equipe.

Mas, a integração – ou melhor: a integração bem-sucedida – é essencial para o sucesso de um negócio.

A integração é o primeiro passo para a retenção de talentos. Um relatório do site de empregos global Glassdoor (em inglês) afirma que as taxas de retenção podem melhorar 82% com uma estratégia de integração de alto desempenho. E esse não é o único ponto onde a integração afeta os resultados financeiros.

De acordo com um estudo(em inglês) desenvolvido pelo Boston Consulting Group, uma proeminente empresa de consultoria global,negócios com práticas eficazes de integração registram um crescimento 2,5 vezes maior em suas receitas e veem sua margem de lucro subir 1,9 vezes mais.

Sendo assim, é essencial que você se pergunte: Quais são as práticas recomendadas para fornecer uma integração eficiente para os novos colaboradores na era do trabalho remoto?

A pré-integração e abastecimento

Sua estratégia de integração começa quando o novo colaborador aceita a oferta de trabalho, não em seu primeiro dia efetivo de trabalho. Use o tempo entre o aceite e o início efetivo para garantir que seu novo contratado tenha uma experiência remota perfeita.

1. Além da tecnologia, eles precisam de mais

Seu primeiro passo é descobrir o que o colaborador precisa para realizar seu trabalho. Obviamente, você deve fornecer a tecnologia e os aplicativos que eles precisam, mas não se esqueça dos demais itens. Caso materiais de escritório sejam necessários, providencie-os. Se o local de trabalho em casa não é o mais adequado, investigue como a empresa pode ajudar nas melhorias que são necessárias, como móveis ergonômicos ou divisórias. E não se esqueça dos presentes (nunca brindes!) que a empresa oferece para seus novos contratados!

2.Coletas e entregas seguras

Quando chegar o momento de entregar os itens necessários para seu novo colaborador, coloque em prática a mesma abordagem dos aplicativos de comida: o mínimo contato. Logicamente, se o novo colaborador está fisicamente distante, a entrega é mesmo a única opção. Caso seja possível que ele mesmo vá até o escritório para retirar os insumos, combine horários e datas, visando manter contato seguro com o mínimo de pessoas possível.

3. Comece antes do primeiro dia

Não tenha medo de fazer com que o novo colaborador conheça a história e cultura da empresa com antecedência.Como conta um artigo da Revista Forbes (em inglês), é isso o que empresas bem sucedidas como a desenvolvedora Adeva fazem. Antes do primeiro dia, é possível permitir a entrada do novo colaborador ao serviço de mensagens da equipe, ou tratar de que ele se familiarize com as ferramentas de tecnologia que serão utilizadas. Indique um mentor no processo e faça com ambos se conectem com antecedência.

A Primeira Semana

4. Acesso e controle remoto

Certa confusão com a parte de TI é inevitável. Cada empresa usa ferramentas e configurações diferentes para fazer o trabalho, e um novo contratado pode não entender como funcionam todas elas. Muitas vezes, uma videochamada é suficiente para começar, mas outras tarefas são mais complexas.

É aí onde o acesso e controle remoto ajudam a economizar tempo e evitar a frustração. Ao invés de perder tempo ao telefone guiando processo de conexão de contas na nuvem, como estabelecer uma conexão VPN ou configurar a autenticação de dois fatores, seu pessoal de TI orienta o novo talento da empresa diretamente sobre como usar eficazmente as ferramentas da empresa.

5. Almoço virtual de boas-vindas

Assim como faria no escritório, organize um almoço virtual de boas-vindas para que todos possam conhecer o novo companheiro de equipe. Para criar uma experiência completa, considere enviar o almoço a todos e compartilhe uma refeição real juntos, virtualmente.

6. Envolva as pessoas-chave

Construir uma equipe é vital em qualquer empresa. Sendo assim, trate de apresentar o novo colaborador a algumas pessoas importantes. Tente fazer com que um executivo ou funcionário de longa data conte a história da empresa. Peça a um representante de vendas ou produto que explique o que a empresa faz ou fábrica. E se alguém que já ocupou o cargo do novo contratado cresceu dentro da empresa, peça que compartilhe sua experiência sobre o progresso na organização. Isso faz com que os novos talentos se sintam parte integrante do sucesso da empresa.

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Treinamento e Aprendizagem

7. Compartilhamento de telas e colaboração

Em um processo de integração remota, o aprendizado interativo pode ser um desafio, mas está longe de ser impossível. Soluções que oferecem a possibilidade compartilhar telas e colaborar em tempo real são cruciais para uma experiência prática, tão necessária para o novo colaborador. Vídeos não interativos podem ser bons para informações básicas, mas eles não substituem o uso prático das ferramentas e ambientes digitais que você espera que eles dominem no futuro. Não tenha medo de experimentar. As pessoas aprendem de maneiras diferentes.

8. Plano de 30/60/90 dias

O aprendizado não termina após uma ou duas semanas. Reserve um tempo para acompanhar a evolução do novo contratado. Uma discussão por mês nos três primeiros meses, que reflita a situação atual e o procedimento de integração estabelecido pela empresa é uma maneira excelente de fazer isso. Essas reuniões devem responder importantes questões: Quais serão as expectativas em cada etapa seguinte? Como o novo contratado precisa desenvolver suas habilidades durante esses prazos? A orientação detalhada nesses primeiros dias pode evitar muita confusão sobre como o novo contratado deve gastar seu tempo.

9. Prefira o olho no olho ao vivo

Programe o máximo possível de treinamentos em vídeo em tempo real. Pode ser tentador apenas enviar alguns vídeos a um novo contratado remoto e colher o feedback uma vez por semana, mas a melhor maneira de integrá-los à empresa é fazer com que conheçam – mesmo que virtualmente- o máximo de pessoas possível.

Indo além de 2020

As empresas que pegam o que aprendem durante este momento desafiador e aplicam em suas operações de negócios no futuro, ganham uma vantagem competitiva. A integração remota certamente é uma dessas lições.
Com um processo de integração remota estabelecido, as empresas descobrem que é mais fácil trazer alguém a bordo virtualmente. Depois de descobrir a logística do negócio, é útil para o novo contratado trabalhar em seu próprio ritmo, com a capacidade de alcançar qualquer outra pessoa na empresa, não importa onde morem.
No TeamViewer, tivemos a sorte de crescer substancialmente este ano. Isso nos forçou a olhar para nosso processo de integração e reformulá-lo não apenas para o trabalho remoto já existente, mas também para aumentar sua escala. O que descobrimos é que a integração ainda tem os mesmos objetivos de ricas experiências de aprendizagem e construção de cultura, não importa onde aconteça. Descobrimos também que ela é flexível, e que pessoas com conhecimento dispostas a experimentar coisas novas fazem a diferença.

Torne sua equipe de trabalho remota 100% produtiva em um mundo em transformação para um lugar melhor e mais sustentável.

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