5 dicas para manter suas videoconferências seguras

fevereiro 9, 2021
Remote Work, Telecommuting

Usar uma solução segura de reunião online e aplicar essas práticas ajudará a manter os curiosos fora de suas conversas de negócios.

Agora que a videoconferência é a ferramenta de colaboração mais importante para as empresas, é fundamental reconhecer a importância de realizá-las com segurança. Já pensou no que pode acontecer caso alguma informação importante vaze ou as reuniões não sejam feitas com a privacidade necessária? 

Histórias que servem de lição

No início de 2020, na pressa inesperada de permitir que todos pudessem fazer home office, algumas vulnerabilidades de segurança da videoconferência surgiram:

  • A velha estratégia de hacking de “discagem de guerra” (usando um randomizador para adivinhar os números em uma sequência) pode acessar reuniões de videoconferência que não estão bloqueadas por uma senha.
  • A filial do FBI da área de Boston emitiu um aviso às escolas depois que uma série de aulas online foram interrompidas.
  • No site de tecnologia The Verge, um videobomber invadiu um happy hour virtual com materiais para adultos.
  • Com uma simples pesquisa no Google, o Washington Post encontrou milhares de videoconferências gravadas na web, e algumas delas expunham informações pessoais ou profissionais.

Embora as consequências de algumas violações de segurança possam ser mais embaraçosas do que prejudiciais, o fato de continuar a videoconferência requer alguns cuidados. O dano que pode ser causado em happy hours virtuais ou com gravações arquivadas incorretamente não é tão prejudicial quanto seria se alguém tivesse acesso a uma reunião confidencial do conselho da empresa, discussão do roteiro do produto ou relatório contábil.

É por isso que é importante não apenas estar ciente da segurança da videoconferência, mas também aplicar ativamente as melhores práticas de reunião online.

5 dicas para manter reuniões seguras

 

Algumas maneiras de reduzir as chances de suas videoconferências serem hackeadas são técnicas, enquanto outras requerem apenas bom senso e práticas recomendadas. Aqui vão 5 dicas para ajudar a proteger suas reuniões online:

  • Classifique as reuniões com antecedência. Ao agendar reuniões, cada uma deve receber um nível de risco que corresponda a determinados protocolos de segurança. Isso não apenas permite que você configure seu equipamento, mas também informa aos participantes que a reunião deve ser realizada com segurança. Uma boa regra é perguntar: “Você teria essa reunião em uma cafeteria?” Caso contrário, reforce sua segurança o máximo possível.
  • Use IDs de reunião e senhas exclusivas. Estes são sua principal defesa contra discagem de guerra. Quanto mais difícil for adivinhar as credenciais de uma reunião, mais difícil será para pessoas não convidadas obterem acesso. Isso é importante se o aplicativo de videoconferência atribuir a todos uma ID de reunião pessoal permanente que funciona como um número de telefone. Forneça sua ID de reunião pessoal apenas para colegas de confiança e sempre bloqueie essas reuniões para impedir invasões. Você não quer que pessoas não convidadas apareçam nas reuniões do CEO só porque têm o ID pessoal da reunião, certo?
  • Faça uma lista de chamada antes de começar a reunião. Muitas vezes, as pessoas participam das reuniões de dispositivos diferentes de seu computador principal, portanto, podem ser identificadas apenas por um número de telefone ou ID de dispositivo genérico como “iPhone XS”. Descubra quem são essas pessoas e se elas deveriam estar na reunião. Se você tiver participantes que não estão na lista de convidados, poderá removê-los antes de falar sobre assuntos privados.
  • Limite o compartilhamento. Se o assunto em discussão for delicado, considere proibir as pessoas de convidar outras pessoas sem a permissão do organizador. Se alguém fora da lista de convidados original for convidado, certifique-se de que eles entendam o propósito da reunião e as expectativas de segurança. Além disso, não compartilhe a ID da reunião ou link de convite para uma reunião nas redes sociais, intranets privadas ou outras plataformas da empresa.
  • Habilite a autenticação de dois fatores. Confirme que os participantes da reunião são quem dizem ser, habilitando o recurso de autenticação de dois fatores de sua ferramenta de reunião. Embora alguns usuários possam não gostar da etapa extra, a autenticação de dois fatores e os provedores de logon único (bem como os recursos de segurança da maioria dos telefones) tornam o processo muito fácil. E os poucos segundos extras para habilitar essa etapa extra de segurança valem a pena.

Como o TeamViewer Meeting pode ajudar

O TeamViewer Meeting foi elaborado tendo a segurança como base principal. Embora intuitivo e fácil de usar, o TeamViewer Meeting protege suas chamadas de vídeo com recursos de segurança de ponta.

  • O bloqueio da reunião permite que os organizadores bloqueiem o acesso à reunião, bloqueando possíveis videobombers.
  • IDs de reunião e senhas exclusivas adicionam uma etapa extra de autenticação.
  • A autenticação opcional de dois fatores verifica a identidade dos participantes.
  • As videoconferências são protegidas por criptografia de sessão ponta a ponta de 256 bits, evitando que terceiros (incluindo TeamViewer) acessem dados ilegíveis em trânsito entre dispositivos (exclui reuniões com participantes de discagem por telefone).
  • Certificado ISO9001, compatível com GDPR e HIPAA.

A necessidade de comunicação por vídeo veio para ficar. O futuro das empresas exige a capacidade de se comunicar em qualquer lugar, a qualquer hora, com qualquer pessoa (e com segurança!). Usar uma solução segura de reunião online e aplicar essas práticas ajudará a manter os curiosos fora de suas conversas de negócios.

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* Gratuito para reuniões com até 5 participantes.

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