Screen sharing per meeting online interattivi

I meeting online offrono svariate opportunità. Il vantaggio più grande è che i partecipanti non devono riunirsi nello stesso luogo, ma possono comunicare online, pur trovandosi in località diverse.

Durante gli incontri d’affari non è raro che uno dei partecipanti proietti, ad esempio, una presentazione PowerPoint, una tabella Excel o un altro tipo di documento per discuterne con gli altri partecipanti durante la riunione. TeamViewer consente di realizzare tutto questo anche nelle conferenze online. Grazie alla funzione “Screen sharing” è possibile condividere il contenuto dello schermo, ad esempio una presentazione, con altre persone. Gli altri partecipanti possono vedere le finestre che condividete dal vostro computer, ma, a differenza dell’accesso remoto, non possono accedervi. Solo voi avete accesso al contenuto dello schermo e potete decidere cosa mostrare e cosa no.

Durante la condivisione dello schermo, gli altri partecipanti non vedono solo lo schermo condiviso, ma anche ciò che fate. Questo è particolarmente utile quando dovete spiegare un software o lavorare insieme ad altri su un documento. Con questa funzionalità è possibile condividere in modo semplice e veloce contenuti mediatici consistenti, come video o presentazioni importanti. Oltre al contenuto dello schermo, laddove necessario viene riprodotto anche il suono; è il caso, ad esempio, dei filmati. Con TeamViewer lo screen sharing avviene ad una velocità ottimale, restituendo immagini e suoni in alta qualità con una connessione Internet stabile.

In una conferenza online con TeamViewer i partecipanti hanno ruoli diversi. L’organizzatore della riunione è all’inizio anche il presentatore, ovvero colui che può condividere il desktop per mostrare agli altri partecipanti i file sullo schermo. C’è un solo presentatore per ogni sessione, ma questo ruolo può essere affidato ad altri, che potranno a loro volta assumere il controllo sulla condivisione dello schermo del loro pc. Questo è particolarmente utile quando più partecipanti desiderano mostrare i risultati dei lavori.

La condivisione dello schermo non è una condivisione totale; siete voi a determinare cosa i vostri colleghi sono autorizzati a vedere durante la condivisione e cosa no. La vostra privacy è protetta. Ad esempio, se lavorate con schermi multipli potete specificare quale monitor deve essere utilizzato per la condivisione, mentre sugli altri schermi potete aprire documenti che non intendete rendere noti agli altri.

Potete, inoltre, nascondere lo sfondo dello schermo, il che si traduce in meno dati da trasferire e dunque sfruttare una qualità di connessione migliore. Potete anche condividere solo alcune finestre. Durante la presentazione dovete inserire dei dati sensibili, come una password? Nessun problema! Mettete temporaneamente in pausa lo screen sharing online. I partecipanti vedranno lo schermo “bloccato” finché non lo riattiverete di nuovo.

Oltre alla condivisione dello schermo del pc, TeamViewer vi fornisce ulteriori modi per gestire in maniera più proficua il vostro meeting online. Il presentatore può attivare la funzione di lavagna interattiva con cui tutti possono aggiungere in tempo reale commenti, schemi e segni di marcatura al contenuto dello schermo. Le annotazioni apportate con la lavagna interattiva si possono salvare e riesaminare in un momento successivo.

Soprattutto dopo meeting molto lunghi, è difficile ricordarsi di tutti i dettagli. Protocolli scritti fungono da importanti promemoria, ma spesso non riportano dettagli che poi si rivelano decisivi. TeamViewer consente di registrare le riunioni online con la funzione  “Registrazione dello Schermo” (Screen Recording) e di archiviarle; ciò vale anche per le condivisioni dello schermo. Così potete rivedere in qualsiasi momento di cosa si è discusso e quali documenti o quale versione del file sono stati presi in considerazione in quel momento. I colleghi che non hanno potuto prendere parte alla conferenza online o che si uniscono al progetto in un momento successivo possono aggiornarsi senza alcun problema sullo stato attuale del progetto.