Wie schlanke IT-Teams proaktiver werden können

Ist Ihre IT tagein, tagaus damit beschäftigt, die immer gleichen Probleme zu beheben? Dann sind Sie nicht alleine. Die meisten IT-Teams müssen einen großen Teil ihrer Zeit dafür aufwenden, Brände zu löschen: Sie beheben Festplattenprobleme, reagieren auf Programmabstürze und versuchen, Systeme zu stabilisieren, die eigentlich problemlos laufen sollten.

Tatsächlich zeigen Umfragen, dass IT-Teams durchschnittlich ein Drittel ihrer Arbeitszeit dafür aufwenden müssen, Störungen zu beheben. Dadurch bleibt erwartungsgemäß oft zu wenig Zeit für die Wartung und die Verbesserung der IT-Infrastruktur.

Es ist ein Teufelskreis, der schwer zu durchbrechen ist. Denn es geht nicht um den Arbeitsaufwand allein, sondern vor allem um die Sichtbarkeit von Problemen. Wer aufkommende Probleme nicht sieht, kann nicht verhindern, dass sie sich zu Störungen auswachsen. Wenn User ein Problem melden, ist es schon zu Produktivitätseinbußungen gekommen. Die gute Nachricht: Hier kann eine proaktive IT ansetzen.

Der Wechsel von einer reaktiven zu einer proaktiven IT sollte bei zwei Fragen ansetzen: Wo genau bleiben Ihre Teams stecken? Und welche Tools können dabei helfen, den Teufelskreis zu durchbrechen?

In diesem Artikel:

• Der Arbeitsalltag schlanker IT-Teams
• Welche Rolle Digital Employee Experience (DEX) spielt
• Zentrale Aspekte einer proaktiven IT
• Wie die richtigen Tools eine proaktive IT ermöglichen
• Wie Proaktivität in schlanke IT-Prozesse integriert werden kann

Der Arbeitsalltag schlanker IT-Teams

Schlanke IT-Teams sind oft stark beansprucht. Sie sollen mit möglichst wenig Ressourcen möglichst viel erreichen und dabei gleichbleibende Service-Qualität bieten. Trotz des Fachkräftemangels und knapp bemessener Budgets wird von ihnen erwartet, dass alle Systeme jederzeit glatt laufen und eine wachsende Anzahl digitaler Geräte betreut werden.

Das kann sich oft wie ein Katz-und-Maus-Spiel anfühlen. Teams berichten davon, dass sie bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit mit repetitiven Aufgaben verbringen. Aufgaben also, die sich heutzutage eigentlich auch automatisieren lassen.

Am frustrierendsten ist dabei wohl, wenn die gleichen Probleme immer wieder auftauchen. Warnungen über mangelnden Festplattenspeicher auf den immer gleichen Geräten. Anwendungen, die wiederholt abstürzen, mit den immer gleichen Fehlermeldungen. Netzwerkprobleme, die klar einem Muster folgen. Jeder dieser Vorfälle muss manuell gelöst werden. Das bedeutet viel Ablenkung von langfristigeren Projekten.

Mangelnde Sichtbarkeit verstärkt das Problem noch. Probleme werden nur dann entdeckt, wenn sie User bereits beeinträchtigen und es eigentlich schon zu spät ist. Die Produktivität leidet, User sind frustriert und Ihr Team hetzt einmal mehr mit einem Notfallplan hinterher, statt Zeit dafür zu haben, eine nachhaltige Lösung zu entwickeln.

Technische Einschränkungen stellen einen weiteren Risikofaktor dar. Teams müssen sich wegen knapper Budgets oft auf bestimmte technische Bereiche beschränken, was zu blinden Flecken in der IT-Umgebung führt. Gerade Geräte, die oft offline sind oder nur durch eine langsame Internetverbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, sind besonders anfällig. Denn die meisten Monitoring-Tools funktionieren nur, wenn auch das Netzwerk funktioniert.

Dieses andauernde Löschen von Bränden ist nicht nur anstrengend, es ist auch alles andere als nachhaltig. Teams sind in einem Teufelskreis aus reaktiver Arbeit gefangen. Sie haben nicht die Zeit, einen Schritt zurückzutreten, größere Muster in Problemen zu erkennen oder grundlegende Wartungsarbeiten durchzuführen. Sie sind immer zu spät dran, immer am reagieren, immer nur eine Störung von der nächsten improvisierten Lösung entfernt.

Welche Rolle Digital Employee Experience (DEX) spielt  

Der Weg zu einer proaktiven IT beginnt mit einem Wechsel der Perspektive. Anstatt darauf zu warten, dass Probleme auftreten, sollte es darum gehen, diese im Voraus zu verhindern. Hier kommt die Digital Employee Experience (DEX) ins Spiel.

Traditionelles Monitoring reicht für den heutigen digitalen Arbeitsplatz nicht mehr aus. DEX ist dabei nicht nur eine weitere Kennzahl, sondern ermöglicht einen neuen Blickwinkel: Die digitale Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden. Der Fokus verschiebt sich also, von der Frage, ob ein System online ist, hin zu der Frage, ob es für diejenigen, die es benutzen, gut funktioniert. 

DEX zeigt die Verbindung zwischen der Technologie an Ihrem Arbeitsplatz und der Produktivität Ihrer Mitarbeitenden auf. Es geht also nicht mehr nur darum, ob Geräte und Systeme funktionieren und dass Tickets möglichst schnell abgearbeitet werden. Sondern auch darum, wie gut die verwendeten Geräte und Anwendungen die tägliche Arbeit unterstützen.

Effektive Software für die Digital Employee Experience wie TeamViewer DEX Essentials hilft dabei, IT-Probleme zu lösen und digitale Reibungsverluste zu identifizieren, bevor User beeinträchtigt werden. DEX Essentials kombiniert Echtzeit-Einblicke und Automatisierungen mit einer Nachverfolgung von Auswirkungen, um Störungen im Voraus zu verhindern. Das befreit IT-Teams aus dem Teufelskreis des rein reaktiven Supports und verschafft Ihnen so mehr Zeit dafür, langfristig zu denken und proaktiv zu handeln.

Erfahren Sie mehr: Was ist Digital Employee Experience (DEX) und warum ist sie so wichtig für Unternehmen?

Zentrale Aspekte einer proaktiven IT

Eine reaktive IT wartet darauf, dass Probleme auftauchen. Eine proaktive IT verhindert, dass sie überhaupt auftreten. Der Wechsel vom einen zum anderen gelingt mit den folgenden drei Bausteinen:

• Kontinuierliches Monitoring: Was man nicht sieht, lässt sich nicht beheben. Ein Echtzeit-Überblick über den Zustand von Endpunkten, die Leistung von Anwendungen, die Verfügbarkeit von Festplatten- und Arbeitsspeicher und die Stabilität von Netzwerken hilft dabei, Probleme früh zu identifizieren. Auch dann, wenn Geräte nicht vor Ort oder offline sind. Das Ergebnis? Weniger Überraschungen und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
   
• Automatische Behebungen: Probleme, die sich wiederholen, sollten nicht immer wieder den gleichen Aufwand machen. Mit automatischen Behebungen werden häufig auftretende Probleme wie geringe Festplattenspeicher oder Programmabstürze automatisch behoben. Ohne Ticket, ohne Ausfallzeiten, ohne Unterbrechungen für User.
   
• Vorausschauende Einblicke: Intelligente Trendanalysen helfen Ihnen dabei, Störungen immer einen Schritt voraus zu sein. Wenn IT-Teams in der Lage sind, Muster in den Problemen von Geräten und Anwendungen zu erkennen, können sie einfacher mögliche Risiken identifizieren, Maßnahmen priorisieren und sich so auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.

Diese drei Bausteine helfen IT-Teams dabei, smarter zu arbeiten. Mit ihnen lässt sich eine moderne, proaktive IT in jedem Unternehmen realisieren. Die Folge: Weniger Ablenkung und manuelle Eingriffe, produktivere Mitarbeitende und eine IT, die endlich wieder genug Handlungsspielraum besitzt, um nach vorne zu schauen.

Wie die richtigen Tools eine proaktive IT ermöglichen  

Für viele IT-Teams kann die Einführung eines proaktiven Ansatzes schwer umsetzbar wirken, besonders wenn das Budget knapp bemessen ist. Aber mit den richtigen Tools ist eine proaktive IT nicht nur möglich, sondern auch finanziell sinnvoll.

Das Endpunkt-Monitoring in Echtzeit ermöglicht kontinuierliche Sichtbarkeit über den Zustand und die Leistung aller Geräte. IT-Teams können Probleme schon im Ansatz entdecken, seien es volle Festplatten, instabile Anwendungen oder Netzwerkunterbrechungen, und dann Maßnahmen ergreifen, bevor User beeinträchtigt werden. Dieses Monitoring funktioniert über verschiedene Umgebungen hinweg, auch für Remote-Geräte oder Geräte, die offline sind. So haben Sie jederzeit den vollen Überblick über die digitalen Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen.

Die automatisierte Problemlösung hilft bei der Behandlung von Routineprobleme, ohne dass ein manuelles Eingreifen nötig ist. Repetitive Aufgaben wie Festplattenbereinigungen, Neustarts von Anwendungen und das Durchführen von Konfigurationsupdates passieren automatisch, ohne dass das Anlegen eines Tickets notwendig ist oder User in ihrer Arbeit unterbrochen werden müssen. So kann sich Ihr Team auf strategische, wertschöpfendere Aufgaben konzentrierten, statt die immer gleichen Arbeiten durchführen zu müssen.

Durch ein zentralisiertes Management mit bekannten Bereitstellungsmethoden wird die Einführung deutlich vereinfacht. Teams können Monitoring und Automatisierungen für alle Geräte implementieren, ohne dass komplizierte Veränderungen an der Infrastruktur oder umfangreiche Schulungen notwendig sind.

Wie Proaktivität in schlanke IT-Prozesse integriert werden kann

Auch kleinere Teams können einen proaktiven Ansatz unkompliziert einführen. Der Trick ist dabei, mit dem zu beginnen, was Sie bereits wissen.

1. Fangen Sie mit den Problemen an, die am häufigsten auftreten 

Identifzieren Sie die zehn häufigsten Arten von Support-Tickets, die Ihr Team regelmäßg bearbeitet. Sich wiederholende Probleme sind am besten für Automatisierungen geeignet.

2. Priorisieren Sie Probleme nach deren Auswirkungen

Konzentrieren Sie sich zu Beginn vor allem auf die Probleme, die die meisten User beeinträchtigen oder die meisten Ausfälle verursachen. Oft sind das Festplattenprobleme, abstürzende Anwendungen und Netzwerkprobleme.

3. Wählen Sie die richtige Plattform für Digital Employee Experience aus

Am besten eignen sich Plattformen die für die Nutzung in hybriden Arbeitsumgebungen gebaut wurden, da sie auf die Verwaltung von Geräten an unterschiedlichen Orten und mit verschiedenen Verbindungsarten spezialisiert sind.

4. Nutzen Sie die Infrastruktur, die Sie bereits haben

Die besten Lösungen erfordern keinen kompletten Umbau Ihrer Infrastruktur, sondern fügen sich in Ihre bereits existierenden Management-Tools ein.

5. Messen Sie Ihre Fortschritte

Dokumentieren Sie, wieviele Tickets Sie bereits vermeiden und wieviel Zeit für Routine-Aufgaben Sie einsparen konnten. Bitten Sie auch Ihre User um Rückmeldung. Damit können Sie allen Beteiligten den Mehrwert Ihrer Veränderungen hin zu einer proaktiven IT demonstrieren.

Proaktive IT: Auch mit begrenzten Ressourcen machbar

Eine proaktive IT ist kein Luxus, sie ist eine Notwendigkeit. Schlanke IT-Teams können nur schwer innovativ handeln und strategisch denken, wenn sie andauernd von repetitiven Aufgaben abgelenkt werden, keinen richtigen Überblick über Geräte und Systeme besitzen und eine Reihe isolierter Tools benutzen müssen. Aber das lässt sich ändern.

Mit Monitoring in Echtzeit, automatischen Fehlerbehebungen und vorausschauenden Einblicken können IT-Teams manuellen Aufwand reduzieren, Unterbrechungen verhindern und Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben gewinnen. Es geht nicht nur darum, schneller zu arbeiten. Es geht darum, intelligenter zu arbeiten, mit weniger Risiken, zufriedeneren Usern und einer nachhaltigeren Grundlage für Wachstum.

DEX Essentials von TeamViewer unterstützt Sie dabei, diesen Schritt zu gehen. DEX Essentials wurde speziell für den Einsatz in hybriden IT-Umgebungen entwickelt, funktioniert zuverlässig für alle Arten von Verbindungen und lässt sich nahtlos in Ihre existierenden Systeme integrieren. So kann Ihre IT damit aufhören, nur auf Probleme zu reagieren und damit beginnen, sie zu verhindern.

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