Alles, was Sie über Shadow-IT wissen müssen

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr über Shadow-IT, welche Auswirkungen Shadow-IT auf Ihr Unternehmen hat und wie Sie die damit verbundenen Sicherheitsrisiken eindämmen.

• Was ist Shadow-IT?
• Welche Beispiele gibt es für Shadow-IT?
• Warum gibt es Shadow-IT?
• Welche Sicherheitsrisiken gehen von Shadow-IT aus?
• Wie wirkt sich Shadow-IT auf Ihr Unternehmen aus?
• Hat Shadow-IT auch Vorteile?
• Wie kann ich mein Unternehmen vor den Risiken von Shadow-IT schützen?

Was ist Shadow-IT?

Unter Shadow-IT versteht man Software, Hardware, Cloud-Dienste und andere IT-Ressourcen, die ohne Wissen, Genehmigung oder Kontrolle der IT-Abteilung im Netzwerk des Unternehmens verwendet werden.

Diese Geräte und Programme entsprechen häufig nicht den Unternehmensrichtlinien und stellen ein Sicherheitsrisiko dar.

Welche Beispiele gibt es für Shadow-IT?

Cloud-Dienste

Ein gutes Beispiel für Shadow-IT sind Cloud-Dienste. Wenn sich Mitarbeitende, Lieferfirmen oder externe Consultants im Unternehmensnetzwerk mit einem privaten Konto bei einem Cloud-Dienst wie Dropbox, Google Workspace oder Slack anmelden, nutzen sie Shadow-IT.

Auch Standardsoftware, die nach dem Kauf unverändert direkt in das Unternehmenssystem geladen wird, zählt dazu.

Private Geräte

In den vergangenen Jahren hat es sich zunehmend etabliert, private Geräte für die Arbeit zu nutzen. Insbesondere Remote Work und die damit einhergehenden sogenannten Bring-your-own-device(BYOD)-Richtlinien haben zur Zunahme von Shadow-IT beigetragen.

Bei privaten Geräten wie Smartphones, Tablets, externen Festplatten oder Notebooks, die im Unternehmensnetzwerk genutzt werden, handelt es sich ebenfalls um Shadow-IT. Auf diesen Geräten ist oft keine geeignete Sicherheitssoftware installiert, was potenziellen Angreifenden Tür und Tor zu Ihrem Netzwerk öffnet.

Die wachsende Beliebtheit von Wearables wie Smartwatches und Smart Rings beschleunigt diese Entwicklung und bietet Cyberkriminellen neue Angriffsflächen.

Laut dem USA-amerikanischen Forschungsinstitut Gartner wird sich dieser Trend in den kommenden Jahren fortsetzen: 30 % der IT-Unternehmen werden ihre BYOD-Richtlinien auf Bring-your-own-Enhancement (BYOW) ausweiten, um ihrer Belegschaft mehr Möglichkeiten bieten zu können. 

Weshalb gibt es Shadow-IT?

Shadow-IT ist die Antwort auf die neue Art zu arbeiten. Früher war die Beschaffung von Software in Unternehmen ausschließlich Aufgabe der IT-Abteilung. Dank SaaS können heute praktisch alle Angestellten Programme herunterladen. Häufig greifen wir dabei auf cloudbasierte Anwendungen wie Slack, Dropbox oder Google zurück, die wir auch auf unseren privaten Geräten nutzen können.

Die Unternehmen sind dadurch innovativer, effizienter und flexibler geworden und die Beschäftigten arbeiten auf diese Weise autonomer und ortsunabhängiger. Außerdem erleichtert diese Software die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Wenn jedoch die IT-Abteilung bei der Beschaffung umgangen wird, fehlt eine angemessene Kontrolle.

Welche Sicherheitsrisiken gehen von Shadow-IT aus?

Zunehmende Gerätevielfalt und Remote Work haben aber nicht nur gute Seiten. Für Unternehmen stellt beides oft ein Sicherheitsrisiko dar. Hier sind einige der größten Risiken, die Sie bei der Erstellung von IT-Richtlinien für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.

Cyberangriffe

Cyberangriffe gehören zu den größten Risiken, die Shadow-IT mit sich bringt. Denn Shadow-IT umfasst häufig nicht autorisierte Systeme. Das führt in vielen Fällen zu Problemen bei der Sicherheit, wie beispielsweise Lücken in der Firewall. Darunter können die Virenerkennung und andere Sicherheitsvorkehrungen leiden, was Ihr Unternehmen anfälliger für Cyberangriffe macht.

Datenlecks

Shadow-IT stellt auch ein großes Risiko für Ihre Datensicherheit dar. Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Shadow-IT in der Regel um nicht autorisierte Systeme und die Daten auf solchen Systemen sind bei weitem nicht so sicher, wie sie es sein sollten. Dadurch können Unbefugte oft auf sensible Daten zugreifen. Ohne eine Kontrolle durch die IT ist die Sicherheit dieser Daten wesentlich stärker gefährdet.

Dieses Risiko ist nicht zu unterschätzen. Laut IBM Security’s 2022 Cost of Data Breach Report haben 83 % der befragten Unternehmen bereits ein oder mehrere Datenlecks erfahren, von denen jedes durchschnittlich 4,3 Millionen Dollar gekostet hat.

Compliance-Probleme

Compliance ist ein Schlüsselthema in der Tech-Welt: Alle IT-Assets müssen internen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien entsprechen. Darüber hinaus müssen Sie konform mit gesetzlichen Vorschriften wie HIPAA oder der DSGVO sein.

Shadow-IT stellt Unternehmen in Sachen Compliance vor ein erhebliches Problem: Viele Assets, die zur Shadow-IT zählen, wie Apps, Smartphones und Smartwatches, sind weit davon entfernt, die Compliance-Richtlinien zu erfüllen. Werden sie beruflich genutzt, gefährden sie die Sicherheit des Unternehmens und stellen ein großes rechtliches Risiko dar. Denn ein Compliance-Verstoß zieht oft massive Strafzahlungen nach sich.

Auch dieses Risiko sollte nicht unterschätzt werden. Schwerwiegende Verstöße gegen die DSGVO können zu Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des durchschnittlichen weltweiten Unternehmensumsatzes des letzten Geschäftsjahrs führen.

Malware

Ein weiteres Risiko von Shadow-IT ist Malware, die auf diesem Weg in Ihr Unternehmensnetzwerk gelangen kann. Wenn Daten kompromittiert werden – sei es durch einen Cyberangriff oder unzureichende Sicherheitsvorkehrungen – kann alles Mögliche in Ihrem System verändert werden. Bei Produktionssystemen kann dies schwerwiegende Folgen haben und bis hin zum Stillstand der Anlagen führen.

Wie wirkt sich Shadow-IT auf Ihr Unternehmen aus?

Die Auswirkungen von Shadow-IT auf Ihr Unternehmen sind beträchtlich und können sowohl positiv als auch negativ sein.

Private Geräte und cloudbasierte Software machen Ihre Beschäftigten unabhängiger und mobiler. Die Möglichkeit, von unterwegs oder von zu Hause zu arbeiten, wertet einen Arbeitsplatz deutlich auf. Für ein Unternehmen ist dies ein klarer Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.

Da die Hürden für ihren Einsatz niedrig sind, trägt Shadow-IT auch dazu bei, Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen sowie Kosten zu senken. In einer von Wettbewerb geprägten Geschäftswelt kann sich Ihr Unternehmen so von der Konkurrenz abheben.

Gleichzeitig macht Shadow-IT Sie anfällig für Bedrohungen. Werden diese Assets nicht überwacht, kann dies zu ernsthaften Problemen führen.

Hat Shadow-IT auch Vorteile?

Shadow-IT bietet viele Vorteile. Angestellte können damit beispielsweise deutlich flexibler agieren. Viele Beschäftigte arbeiten heute von unterwegs oder zu Hause, nutzen private Geräte und haben weltweit Zugriff auf ihre Daten.

Beschäftigte sind unabhängiger und müssen nicht mehr auf Genehmigung durch die IT-Abteilung warten. Sie können die benötigte Software selbst herunterladen und sofort mit der Arbeit beginnen.

Indem sich die Angestellten Software einfach selbst herunterladen, erleichtert Shadow-IT auch der IT-Abteilung die Arbeit. In der gewonnenen Zeit können andere Projekte erledigt werden, was die Effizienz steigert.

Wie kann ich mein Unternehmen vor den Risiken von Shadow-IT schützen?

Shadow-IT wird sich nie ganz verhindern lassen, was bedeutet, dass auch die damit verbundenen Risiken nicht vollständig eliminiert werden können. Deshalb müssen Unternehmen umdenken und sich angemessen schützen. Dazu benötigen sie einen genauen Plan:

Führen Sie klare IT-Richtlinien ein

Präzise IT-Richtlinien sind eine der effektivsten Methoden, um die Risiken von Shadow-IT zu reduzieren. Diese Richtlinien sollten den Umgang mit Software regeln und allen Beschäftigten zugänglich sein. Wenn sie befolgt werden, ist schon viel für Ihre Sicherheit getan.

Überwachen Sie Ihre IT

Es ist wichtig, den Überblick darüber behalten, welche IT-Assets in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden – das gilt auch dann, wenn Sie über keine eigene IT-Abteilung verfügen. Das erreichen Sie beispielsweise durch regelmäßige IT-Audits. Wenn sie die genutzte Software und Hardware im Blick behalten, beugen Sie Problemen vor, lange bevor sie entstehen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden

Alle Beschäftigten und User sollten über Shadow-IT Bescheid wissen. In Schulungen können Sie das Bewusstsein für diese Risiken und das eigene Verhalten schärfen. Das trägt auch dazu bei, eine sicherheitsorientierte Denkweise in Ihrem Unternehmen zu etablieren, was langfristig zu den besten Ergebnissen führt.

Stellen Sie sichere Software zur Verfügung

Wenn Mitarbeitende Software herunterladen oder Hardware benutzen, sind sie sich der damit verbundenen Sicherheitsrisiken meist gar nicht bewusst. Und wenn sie keine IT-Fachleute sind – und das sind die wenigsten von uns – können Sie ihnen noch nicht einmal einen Vorwurf machen.

Besser ist es, sichere Alternativen anzubieten und die Beschäftigten darauf hinzuweisen. Auf diese Weise bleibt Ihr Unternehmen sicher und bietet kaum Angriffsfläche.

Alle diese Maßnahmen sind unverzichtbar, egal wie groß Ihr Unternehmen ist.

Fazit

Unsere Art zu arbeiten, hat sich in den letzten Jahren verändert. Dadurch gibt es immer mehr Shadow-IT, eine Entwicklung, die nicht mehr aufzuhalten ist. Shadow-IT muss allerdings nicht immer von Nachteil sein: Ein einfacherer Zugang zu Software bedeutet auch mehr Unabhängigkeit und Flexibilität für Beschäftigte. Unternehmen bleiben damit wettbewerbsfähig und senken ihre Kosten.

Andererseits ergeben sich daraus erhebliche Sicherheitsrisiken wie Anfälligkeit für Hackerangriffe, Compliance-Probleme und Datenverluste. Im schlimmsten Fall müssen Unternehmen enorme Konsequenzen und hohe Kosten in Kauf nehmen.

Um Ihre Angestellten und Ihre Kundschaft zu schützen, sollten Sie diesen Bedrohungen immer einen Schritt voraus sein. Dazu reichen einfache Maßnahmen wie klare IT-Richtlinien, Schulungen und Software-Audits. So können Ihre Beschäftigten weiterhin flexibel von unterwegs arbeiten und auf ihre Geräte zugreifen, während ihre Daten sicher bleiben.

TeamViewer und Lansweeper haben sich zusammengetan, um Ihnen eine umfassende Lösung für Asset Management zu bieten. Damit erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Ihre IT-Assets und können die Risiken von Shadow-IT mühelos minimieren.